Medisch secretaresse

• 25-09-2026
• Heerlen
• parttime
• mbo
• tijdelijk

Vacature omschrijving

Voor het Medisch Specialistisch Bedrijf (MSB) de organisatie zijn wij per direct op zoek naar een proactieve en daadkrachtige secretaresse die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen. In deze functie ondersteun je drie bestuursleden en de directeur.

Je zorgt ervoor dat de complexe agenda s optimaal zijn ingericht, afspraken soepel verlopen en communicatie professioneel wordt afgehandeld. Dankzij jouw vooruitziende blik, gevoel voor prioriteiten en uitstekende organisatievermogen kunnen bestuurders zicht richten op hun kerntaken.

Je bent beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week, waarbij de exacte uren in onderling overleg worden vastgesteld.

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor:

Agenda- en afsprakenbeheer

• Je beheert de complexe agenda s van drie bestuursleden en de directeur.
• Je plant, coördineert en stemt interne en externe afspraken zorgvuldig af.
• Je organiseert overleggen met onder andere Raad van Bestuur, clusterdirecties, vakgroepen en andere interne stakeholders.
• Je signaleert tijdig knelpunten en komt proactief met passende oplossingen.

Mailbox- en telefoonbeheer

• Je beheert de gezamenlijke mailbox en bewaakt de voortgang van binnenkomende vragen en verzoeken.
• Je neemt inkomende telefoongesprekken aan en zorgt voor een correctie afhandeling.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties.

Organisatorische ondersteuning

• Je verzorgt attenties bij verjaardagen, jubilea en andere bijzondere gelegenheden.
• Je organiseert teamuitjes.
• Je ondersteunt bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Je verricht diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.

Ondersteuning van projecten

• Je ondersteunt de beleidsadviseurs bij uiteenlopende projecten en activiteiten.
• Je bewaakt acties, afspraken en deadlines.
• Je draagt bij aan een efficiënte voorbereiding en uitvoering van projecten.

Wat breng je mee?

Je bent een zelfstandige, servicegerichte en professionele ondersteuner die snel schakelt, overzicht bewaart en denkt in oplossingen.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuursondersteuner.
• Ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een proactieve, nauwkeurige en stressbestendige werkhouding, ook wanneer prioriteiten veranderen.
• Het vermogen om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en altijd een stap vooruit te denken.

Wat bieden wij?

Wij bieden een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een professionele en bestuurlijke omgeving, waarin jouw bijdrage direct zichtbaar is en écht het verschil maakt.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Inschaling in FWG 40 of FWG 45, afhankelijk van opleiding, kennis en relevante werkervaring. Je salaris wordt vastgesteld conform de cao Ziekenhuizen.
• Vakantiebijslag (8,33%), eindejaarsuitkering (8,33%), reiskosten- en thuiswerkvergoeding;
• Ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief.
• Samenwerking met een betrokken team van bestuurders, beleidsadviseurs en ondersteuners.
• Een functie waarin je daadwerkelijk het verschil maakt voor de dagelijkse ondersteuning van het bestuur.
• Vaste werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag en donderdag. Je werkt afwisselend op de locaties Heerlen en Sittard-Geleen.

Waar ga je werken?

Het Medisch Specialistisch Bedrijf de organisatie (MSB) is een coöperatie van medisch specialisten die nauw samenwerkt met de organisatie. Doelstelling van het MSB is het bieden van toegankelijke, efficiënte en veilige basis, specialistische en topklinische zorg van hoogwaardige kwaliteit, georganiseerd vanuit het belang en het perspectief van de patiënt en zijn verwijzer. Onderwijs, opleidingen en wetenschapsactiviteiten zijn als een vast onderdeel verankerd in het beleid.

Ben jij de verbindende en organisatorisch sterke ondersteuner die overzicht houdt in een dynamische omgeving? Dan maken wij graag kennis met je.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandagochtend 12 oktober 2026

Functie eisen

Wat bieden wij