Bij deze organisatie draag je iedere dag bij aan een samenleving waarin iedereen ertoe doet Lijkt het je leuk om als Bestuurssecretaresse daarin een sleutelrol te spelen?
Als Bestuurssecretaresse heb je een zeer afwisselende functie en ben je een spin-in-het-web. Je werkt in een klein team binnen een grote organisatie. Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat dat bestaat uit twee managementassistenten. Samen met je collega bied je de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en zijn commissies ondersteuning op inhoudelijk, logistiek en administratief gebied.
Je kerntaken zijn:
Vertrouwelijkheid is in deze rol vanzelfsprekend en je lost zelfstandig uiteenlopende vraagstukken op.
Je gaat aan de slag bij het bestuurscentrum van deze organisatie. Het bestuurscentrum ondersteunt primair de Raad van Bestuur, bestaande uit drie leden, en de Raad van Toezicht bij de voorbereiding en uitvoering van hun taken. Hierbij zijn betrokken: de bestuurssecretaris, het programmamanagement, vijf projectleiders en de secretariële ondersteuning. Je werkt vanuit ons hoofdkantoor aan de Crooswijksesingel in Rotterdam.
Bij deze organisatie zetten we ons sinds 1926 in voor een samenleving waarin iedereen ertoe doet en meedoet. Dit geldt ook voor jou als medewerker. Je durft jezelf te zijn, fouten te maken en te kijken naar wat wel kan. We waarderen je persoonlijke inbreng en ondersteunen je groei, zowel persoonlijk als professioneel.
We bieden een uitdagende werkomgeving die vraagt om jouw lef, eigen regie, doorzettingsvermogen en oplossingsgericht denken. Hierdoor is elke dag anders, en maak je een positieve impact in het leven van mensen.
Dit vraagt om een bepaalde mentaliteit, eentje die niet iedereen heeft. Wij noemen dat deze organisatie Power. Het is de kracht om flexibel te zijn in elke situatie, om te blijven zoeken naar mogelijkheden, ook als het ingewikkeld wordt. Het werk kan pittig zijn, maar juist dat maakt het zo betekenisvol.
We horen graag van je!
Wil je eerst nog meer informatie over de functie?
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer