Ben jij een ervaren bestuurs- of directiesecretaresse die energie krijgt van een dynamische omgeving, korte lijnen en een sleutelpositie binnen een organisatie? Vind je het leuk om niet alleen te organiseren, maar ook mee te denken, overzicht te houden en ervoor te zorgen dat bestuurlijke processen soepel verlopen? Dan maken wij graag kennis met jou.
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één van de twee bestuurders van deze organisatie, een bestuurder met een zorginhoudelijke achtergrond als psychiater. Daarnaast ondersteun je de raad van toezicht. Daarmee werk je dicht op de bestuurlijke besluitvorming van onze organisatie.
Je bent veel meer dan een organisator of planner. Jij bent een belangrijke spil binnen het bestuurssecretariaat. Door jouw overzicht, vooruitziende blik en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen zorg je ervoor dat de raad van bestuur en raad van toezicht optimaal worden ondersteund.
Je ziet wat er nodig is voordat anderen het zien, bewaakt de voortgang van acties, zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn en houdt overzicht over de samenhang tussen overleggen, afspraken en besluitvorming. Dankzij jouw ondersteuning kunnen bestuurlijke processen zorgvuldig, efficiënt en tijdig verlopen. Je hebt daarbij zicht op belangrijke organisatie brede vraagstukken en draagt actief bij aan de voortgang daarvan.
Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je in een omgeving waarin veel onderwerpen, belangen en ontwikkelingen samenkomen. Zo houd je je onder andere bezig met:
Je werkt hierbij nauw samen met je collega-bestuurssecretaresse, de bestuurssecretaris en de strategisch bestuursadviseur.
Deze functie biedt een unieke combinatie van zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en maatschappelijke relevantie. Door je positie dicht bij bestuur en toezicht heb je zicht op ontwikkelingen, besluitvorming en samenhang binnen deze organisatie als geheel. Je bent daarmee betrokken bij onderwerpen die bijdragen aan de kwaliteit en toegankelijkheid van de geestelijke gezondheidszorg en je levert vanuit jouw rol een waardevolle bijdrage.
Je krijgt veel ruimte om zelf regie te nemen, mee te denken over processen en verbeteringen aan te dragen. Samen met een collega-bestuurssecretaresse vorm je een professioneel bestuurssecretariaat waarin samenwerking, onderling vertrouwen en elkaar ondersteunen vanzelfsprekend zijn. Jullie zijn elkaars sparringpartner, trekken samen op waar nodig en nemen voor elkaar waar tijdens afwezigheid.
Je komt terecht in een professionele en collegiale werkomgeving waarin korte lijnen, samenwerking en eigen initiatief centraal staan. Goede ideeën worden gewaardeerd en je krijgt ruimte om actief mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van het bestuurssecretariaat.
Jij bent iemand die graag overzicht houdt, vooruitdenkt en plezier haalt uit het ontzorgen van bestuurders op hoog niveau. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin plannen kunnen veranderen, weet wanneer je moet schakelen, stelt gemakkelijk prioriteiten en voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan.
Daarnaast beschik je over:
Naast een uitdagende functie in een maatschappelijk relevante organisatie bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden:
En natuurlijk een fijne werkplek op onze hoofdlocatie in Leiden. Gunstig gelegen op ongeveer 10 minuten lopen van station Leiden Centraal.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer