Ben jij een energieke en proactieve secretaresse die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en managers écht ontzorgt? Dan is deze vacature als locatie secretaresse bij deze organisatie iets voor jou!
Als locatie secretaresse ben je de verbindende schakel voor locatiemanagers binnen de sector Wonen & Leven. Met jouw organisatietalent zorg je ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve werkzaamheden goed geregeld zijn.
Vanwege de pensionering van twee ervaren collega’s zoeken we per februari/ maart twee nieuwe secretaresses voor de zorglocaties van:
Voor beide functies is het noodzakelijk dat je op de woensdag of op vrijdag beschikbaar bent. Bij aanname wordt afgestemd wie welke dag werkt. Je maakt deel uit van een professioneel secretaresseteam waarin samenwerking en zelfstandigheid centraal staan.
Ben jij klaar voor een afwisselende functie waarin je echt van betekenis bent binnen de ouderenzorg? We maken graag kennis met je!
Goed om te weten: bij voldoende kwalitatief goede reacties kunnen we de vacature eerder sluiten.
Als secretaresse binnen onze zorggroep ondersteun je locatiemanagers binnen de sector wonen & leven. Je zorgt voor overzicht, structuur en een soepel verloop van secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
Je werkt vanuit meerdere zorglocaties in Harderwijk en Nunspeet of Ermelo en maakt deel uit van een professioneel secretaresseteam. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over verbeteringen. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de ondersteuning op de locaties goed verloopt.
Je gaat werken bij deze organisatie, een betrokken organisatie voor ouderenzorg in de regio Noordwest-Veluwe. Je ondersteunt de locatiemanagers binnen de sector wonen & leven vanuit één van de volgende werkgebieden:
Je werkt samen met managers en collega’s op jouw locaties en maakt deel uit van een team van 5 collega’s en de collega’s van het bestuurssecretariaat.
Je bent een ervaren secretaresse of managementassistente die graag vooruitdenkt en het prettig vindt als zaken goed geregeld zijn. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten. Daarbij voel je goed aan wat er binnen deze organisatie speelt en weet je wanneer zelfstandig handelen nodig is.
Daarnaast breng je het volgende mee:
Beschikbaarheid van 20 of 24 uur per week, waarbij het nodig is dat je in elk geval de woensdag of vrijdag beschikbaar bent.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer