Heb jij een talent voor organiseren? Ben jij positief kritisch en op zoek naar een veelzijdige en uitdagende functie waarbij je zelfstandig maar ook samen met je collega secretaresse het overzicht bewaakt en hierdoor rust creëert voor onze Raad van Bestuur? Dan maken wij graag kennis met jou!
De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht ondersteunen in optima forma: daarvoor zet jij je elke dag weer in. Als secretaresse van de voorzitter Raad van Bestuur ondersteun je haar op vrijwel alle vlakken. Je beheert haar agenda en mailbox, bereidt vergaderingen voor en ziet er nauwkeurig op toe dat actiepunten worden opgevolgd. Daarnaast beheer je samen met je collega secretaresse de mailbox van het bestuurssecretariaat. Je notuleert o.a. de Raad van Toezicht vergaderingen en onderhoudt veel interne en externe contacten. Je stelt daarbij steeds prioriteiten en weet wat urgent is. Dit breng je onder de aandacht en je onderneemt zo nodig actie. Overleggen, werkbezoeken en evenementen: met jouw organisatietalent regel je alles tot in de puntjes. Samen met je collega secretaresse vorm je een hecht duo: jullie stemmen dagelijks af over prioriteiten en planning en vervangen elkaar daar waar nodig.
Deze organisatie Groep is een grote werkgever in de regio’s Arnhem, Ede, Nijmegen, Tiel en Wolfheze. Meer dan 3.500 medewerkers dragen bij aan onze missie: met hart voor de zorg en verstand van behandelen, helpen wij mensen met een psychische hulpvraag. Dat doen wij met de cliënt en bij voorkeur in nauwe samenwerking met het netwerk van de cliënt en andere zorgverleners.
Je gaat werken in Wolfheze in een groene werkomgeving, heerlijk om tijdens de lunch te wandelen of te genieten van je broodje op het terras.
Het collegiaal bestuur bestaat uit twee bestuurders. Je komt te werken binnen het BestuursBureau, bestaande uit de secretaris Raad van Bestuur (tevens je leidinggevende), de secretaris Raad van Toezicht, drie juristen, twee assistent-secretarissen en een collega secretaresse.
Je krijgt een dienstverband van 36 uur per week voor in eerste instantie een jaar, fulltime. Je werkdagen en uren zijn in overleg te bepalen en bij wederzijds goedvinden hebben wij de intentie het dienstverband te verlengen. Je wordt ingeschaald volgens de cao GGZ in FWG 50, met een salaris tussen €3.560,- en €4.716,-, op basis van een 36-urige werkweek;
Daarnaast krijg je:
Onze verdere arbeidsvoorwaarden vind je hier en zijn conform de cao GGZ.
Je bent proactief, zelfstandig en pakt graag een coördinerende rol. Je staat stevig in je schoenen. Je bent gedreven, flexibel en doortastend en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als op papier. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en blijft kalm onder druk. Je bent een echte teamspeler die voor collega’s klaar staat en haalt energie uit het ontzorgen van mensen. Je bent integer en hebt een goede antenne voor organisatorische en bestuurlijke verhoudingen. Je durft keuzes te maken en je hebt een scherp oog voor prioriteiten. Naast dit alles zien we ook graag het volgende terug in jouw profiel:
Wij zoeken een collega die stevig in haar schoenen staat. Je staat open voor vernieuwing en komt zelf ook met suggesties. Je vindt het fijn als je anderen kunt helpen, je bent flexibel en weet je makkelijk aan te passen in een steeds veranderende omgeving. Je houdt van samenwerken in een team maar houdt er ook van je eigen verantwoordelijkheden te hebben.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer