Als managementassistent/projectondersteuner ben je de verbindende schakel tussen managers, projectleiders, collega's en externe partijen. Je hebt een belangrijke coördinerende en organiserende rol binnen het Facilitair Bedrijf. Je zorgt dat de juiste informatie beschikbaar is en werkzaamheden soepel verlopen.
Je belangrijkste werkzaamheden zijn:
In deze functie krijg je veel verantwoordelijkheid en de ruimte om zelfstandig te werken. Met jouw inzet lever je een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van het Facilitair Bedrijf.
Het Facilitair Bedrijf is een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van deze organisatie. Met ongeveer 300 medewerkers en 100 vrijwilligers zorgen we voor een veilige, prettige en goed georganiseerde werkomgeving. Van huisvesting en logistiek tot duurzaamheid en facilitaire dienstverlening. Zo dragen we eraan bij dat onze collega's zich kunnen richten op goede patiëntenzorg.
Je wordt onderdeel van het Facilitair Bedrijfsbureau en werkt nauw samen met de Servicedesk en een collega-managementassistent. Het Facilitair Bedrijf wordt aangestuurd door een facilitair manager en vijf afdelingsmanagers, ondersteund door twee stafmedewerkers. We zoeken elkaar gemakkelijk op en werken steeds vaker volgens de Lean-methodiek, waarbij samenwerking en continu verbeteren centraal staan. Je krijgt ruimte om mee te denken en zelf verbeteringen aan te dragen.
Bij deze organisatie draait alles om zorg met persoonlijke aandacht. Hier betekent aandacht meer dan alleen luisteren naar de patiënt. Het is hoe we werken. Onze zorg begint bij betrokken en deskundige professionals die zich thuis voelen in ons ziekenhuis.
Je houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt, en werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je communiceert gemakkelijk met collega's en externe partijen en weet anderen op een prettige manier aan afspraken te herinneren. Je ziet uit jezelf wat nodig is, denkt vooruit en pakt werkzaamheden zelfstandig op.
Daarnaast breng je mee:
Jij zorgt voor goede zorg. Wij zorgen goed voor jou. Daarom bieden wij:
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer