Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van deze organisatie ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT).
Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren.
Naast deze werkzaamheden heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en persoonlijke werkomgeving.
Wil je meer weten over de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden?
Wat neem je mee?Je bent een proactieve en betrokken managementassistent die graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt gestructureerd, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren. Je vindt het leuk om anderen te ondersteunen en denkt graag mee over hoe het werk slimmer kan.
Daarnaast beschik je over:
De afdeling Huisartsgeneeskunde van deze organisatie richt zich op zorg, onderwijs, onderzoek en innovatie t.b.v. de ontwikkeling van de huisartsgeneeskunde. De afdeling bestaat uit de secties Research, Huisartsopleiding, Studentenonderwijs VU en UvA, Universitaire huisartsenpraktijk (UHP) en onze Academische Werkplaats Huisartsenzorg. Samen werken we aan de kwaliteit en toekomst van de huisartsenzorg.
Je wordt onderdeel van team Huisartsgeneeskunde Centraal, waar ook communicatie en administratieve ondersteuning onder vallen. Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, de afdelingsmanager, het managementteam en andere managementassistenten. Daarnaast heb je contact met collega's binnen deze organisatie en externe organisaties. Je krijgt veel zelfstandigheid en ruimte om mee te denken over de verdere verbetering van werkprocessen. Ook zijn er mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via workshops, trainingen en e-learnings.
Je werkplek bevindt zich op de medische faculteit van de Vrije Universiteit aan de De Boelelaan in Amsterdam. De afdeling werkt daarnaast vanuit verschillende locaties binnen deze organisatie. Je bent regelmatig op locatie aanwezig, zodat je goed contact houdt met collega's en weet wat er binnen de afdeling speelt. In overleg met het afdelingshoofd zijn er mogelijkheden om deels vanuit huis te werken.
Nieuwsgierig naar onze afdeling? kijk dan op onze website en LinkedIn.
We omarmen verschillen. Als mensen zich veilig en op hun plek voelen, floreren ze. We streven naar gelijke kansen voor iedereen. Er is ruimte voor een ieders cultuur, afkomst, ideeën en creativiteit. Lees meer op onze pagina diversiteit & inclusie.Laten we kennismakenEnthousiast geworden over deze functie als managementassistent? We kijken uit naar je sollicitatie.
De eerste sollicitatiegesprekken staan gepland voor 26 november en 30 november 2026. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden.
Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.
Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer