In deze veelzijdige functie ondersteun je de staf en de afdeling bij uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je bent een onmisbare schakel binnen het team, houdt de lijnen kort en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt. Jouw rol Als secretaresse ondersteun je de medisch specialisten, stafleden en collega's binnen de afdeling. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en administratieve processen goed georganiseerd zijn. Door je servicegerichte en zelfstandige werkwijze weet je snel in te spelen op veranderende omstandigheden binnen een dynamische academische werkomgeving. Geen dag is hetzelfde. Je beheert agenda's, organiseert bijeenkomsten, verwerkt correspondentie en bent aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Daarbij werk je nauw samen met collega's binnen het secretariaat en ondersteun je waar nodig bij afdelingsbrede werkzaamheden.
- Beheren en bewaken van agenda's van stafleden en medisch specialisten. - Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten. - Verzorgen van correspondentie en administratieve ondersteuning. - Bewaken van actiepunten en afspraken. - Onderhouden van contacten met collega's,, onderzoekers en externe relaties. - Ondersteunen bij personele en organisatorische processen binnen de afdeling.
Wij zoeken een collega die: - beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau; - ervaring heeft in een secretariële of ondersteunende functie; - uitstekende organisatorische vaardigheden heeft; - goed kan plannen, prioriteren en overzicht houdt; - zelfstandig werkt en initiatief toont; - communicatief sterk is en gemakkelijk samenwerkt; - integer, discreet en betrouwbaar is; - de Nederlandse en Engelse taal goed beheerst.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer