Je bent de organisatorische spil in de ondersteuning van het managementteam. Je beheert de agenda's van meerdere MT-leden en zorgt dat complexe afspraken goed op elkaar aansluiten. Daarbij houd je rekening met prioriteiten, beschikbaarheid en verschillende belangen. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten in de planning en zoekt naar oplossingen als afspraken wijzigen of agenda's niet op elkaar aansluiten. Ook zorg je dat vergaderingen en bijeenkomsten zorgvuldig zijn voorbereid.
Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Zo verzorg je de correspondentie en onderhoud je contacten met interne en externe relaties. Ook bereid je overleggen voor, notuleer je en bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
Je werkt zelfstandig, weet prioriteiten te stellen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Daarbij heb je oog voor verschillende belangen en weet je wanneer je moet doorpakken of juist moet afstemmen.
Je komt te werken voor het managementteam van deze organisatie. Dit bestaat uit drie clustermanagers zorg, drie medisch clustermanagers en zes managers ondersteunende diensten. Samen met twee andere secretaresses zorg je voor de secretariële en organisatorische ondersteuning.
Jullie verdelen de werkzaamheden en ondersteunen waar nodig het gehele managementteam. Ook is er ruimte voor projectmatige ondersteuning. Samenwerking, flexibiliteit en collegialiteit zijn belangrijk om het werk goed op elkaar af te stemmen.
Je houdt van aanpakken en krijgt energie van een functie waarin je veel kunt regelen en organiseren. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op wat er nodig is. Het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners gaat je gemakkelijk af. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op. Daarbij heb je gevoel voor verhoudingen en handel je discreet. Ook ben je flexibel en bereid om af en toe in de avond te werken vanwege vergaderingen.
Daarnaast breng je mee:
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer