Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.
Als managementassistent ondersteun je bij klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken. Voor de calamiteitenonderzoeksgroep plan je groepsgesprekken en bereid je documenten voor die je vervolgens verstuurt. De juristen help je met de dossiervoering van claims. Nieuwe schadedossiers meld je bij de aansprakelijkheidsverzekeraar. Voor de klachtenfunctionarissen plan je complexe bemiddelingsgesprekken. Daarnaast bereid je correspondentie en presentaties voor, beheer je mailboxen en regel je praktische teamzaken. Je denkt mee over wat nodig is en draagt bij aan rust, overzicht en gezelligheid. Samen met een collega-managementassistent verdeel je de aandachtsgebieden. Jullie helpen elkaar waar nodig en nemen tijdens vakanties elkaars werk over.
Over de afdeling
Op de afdeling Patiëntveiligheid & Kwaliteit (P&K) werk je samen met vijftien collega’s. Het team adviseert en ondersteunt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals bij het monitoren en verbeteren van veilige en goede zorg. De werkzaamheden lopen uiteen van het onderzoeken van incidenten en calamiteiten tot klachtenbemiddeling en claimafhandeling. Ook houdt het team kwaliteitscijfers bij en beheert het systeem waarin documenten en protocollen staan.
Over ons ziekenhuis
deze organisatie is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.
Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is en beter kan. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je bent een zelfstandige en standvastige managementassistent. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer