In september 2025 hebben UMC Utrecht en deze organisatie samen het Universitair Public Health Opleidingsinstituut (UPHO) opgericht. UPHO leidt artsen op in de tweede fase van de opleiding tot arts Maatschappij en Gezondheid (arts M+G).
Het opleidingsinstituut groeit snel. Daarom zijn wij op zoek naar een proactieve managementassistent die de opleiding administratief en organisatorisch gaat ondersteunen. Iemand die er met enthousiasme voor zorgt dat alles rondom de opleiding soepel verloopt. Je maakt onderdeel uit van een klein en bevlogen team waarin samenwerking en continue verbetering centraal staan. Van jou wordt een hoge mate van zelfstandigheid verwacht: je ziet aankomen wat er moet gebeuren, signaleert knelpunten en pakt ze op. Je krijgt van ons volop de ruimte om met vernieuwende ideeën te komen die de opleidingsondersteuning efficiënter en effectiever maken.
Je bent een zelfstandige en nauwkeurige managementassistent die graag organiseert en vooruitdenkt. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en vindt het leuk om mee te bouwen aan een groeiende organisatie.
Daarnaast beschik je over:
UPHO is een onderdeel van de afdeling Public & Occupational Health (POH). Onderzoekers, docenten, artsen en ondersteunend personeel werken hier samen aan wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en maatschappelijke impact op het gebied van sociale geneeskunde.
Het UPHO-team is samengesteld uit medewerkers van zowel deze organisatie als UMC Utrecht, en bestaat op dit moment uit onder andere twee instituutsopleiders, een opleidingsdirecteur, een opleidingscoördinator en een coördinator doorontwikkeling. Je komt in dienst van deze organisatie en werkt voornamelijk op locatie VUmc. Wanneer de situatie daarom vraagt ben je ook flexibel inzetbaar op locatie UMC Utrecht.
Binnen het team heerst een open en collegiale sfeer. We werken nauw samen en er is volop ruimte om mee te denken over de verdere verbetering van onze werkzaamheden.
We omarmen verschillen. Als mensen zich veilig en op hun plek voelen, floreren ze. We streven naar gelijke kansen voor iedereen. Er is ruimte voor een ieders cultuur, afkomst, ideeën en creativiteit. Lees meer op onze pagina diversiteit & inclusie.Laten we kennismakenEen referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.
Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer