Een volle agenda, verschillende belangen en afspraken die soms nét even anders lopen dan gepland. Jij houdt het overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Als managementsecretaresse bij deze organisatie ondersteun je onze MT-leden en zorg je voor structuur in een dynamische werkomgeving. Zo kunnen zij zich richten op hun werk en draag jij op jouw manier bij aan een veiligere maatschappij.
32 – 36 uur
Tijdelijk, voor de duur van maximaal 1 jaar
Je gaat aan de slag in onze kliniek in Oostrum, binnen een team van drie managementsecretaresses. Samen ondersteunen jullie de leden van het managementteam (MT). Ieder heeft een eigen portefeuille en verantwoordelijkheid, maar jullie zoeken elkaar op wanneer dat nodig is.
Bij deze organisatie behandelen we mensen met ernstige psychiatrische problematiek die met justitie in aanraking zijn gekomen of dreigen te komen. Dat doen we met één gezamenlijk doel: het veiliger maken van de maatschappij.
Ons werk is complex en vraagt om professionals die weten wat ze doen. Dat geldt ook voor de mensen achter de schermen. Want goede zorg begint met een organisatie die goed draait.
Je ondersteunt vier clustermanagers en de managers van onze ondersteunende diensten: HRM, Bedrijfsbureau, I&A en Huisvesting & Facilitair. Dat zijn verschillende agenda's, werkzaamheden en belangen. Jij weet daarin de juiste prioriteiten te stellen en houdt de lijnen kort.
Je werkzaamheden zijn afwisselend. Denk onder meer aan:
Bij deze organisatie werk je in een organisatie met een maatschappelijke opdracht. Je krijgt de ruimte om je werk zelfstandig in te richten en werkt samen met betrokken collega’s. Daarnaast kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:
En er is meer. Zie voor de volledige arbeidsvoorwaarden cao GGZ.
Je weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van MT-leden. Je houdt van organiseren, werkt nauwkeurig en raakt niet snel het overzicht kwijt. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, weet je wat voorrang heeft.
Verder heb je:
Voor iedereen die bij ons komt werken, vragen wij een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor deze functie aangevuld met politiegegevens. Het controleren van originele diploma’s en het natrekken van referenties maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
Zie jij jezelf in deze rol? Dan maken we graag kennis met je!
Benieuwd naar onze werkomgeving en het werk dat we doen? Bekijk de documentaire TBS: Aan de andere kant op NPO Start.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer