Jij ondersteunt als afdelingssecretaresse in Utrecht onze zorgprofessionals zodat zij de beste behandeling kunnen geven aan onze cliënten.
Als afdelingssecretaresse werk je nauw samen met de behandelcoördinatoren en de behandelteams die dagelijks ondersteuning bieden aan kinderen en jongeren met spraak- en taalproblematiek en/of doof- of slechthorendheid en hun ouders. In deze rol ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden, waarmee je bijdraagt aan een optimale ondersteuning van de verschillende teams. Je zorgt voor een efficiënte planning, coördineert afspraken en houdt administratieve processen soepel draaiende. Dankzij jouw nauwkeurigheid en gestructureerde aanpak kunnen de teams zich volledig richten op het organiseren en geven van de zorg voor onze cliënten. Geen dag is hetzelfde, wat de functie afwisselend en dynamisch maakt.
Je werkt op onze locatie bij deze organisatie Utrecht Van Vollenhovenlaan, waar circa 120 collega’s verdeeld zijn over meerdere teams. De werkzaamheden worden op locatie uitgevoerd; thuiswerken maakt geen onderdeel uit van deze functie. Jij werkt in eerste instantie voor het team Ambulante Zorg, een multidisciplinair team met verschillende behandelaren. Samen met de andere secretaresses ondersteun je de verschillende teams en draag je bij aan een goed georganiseerde behandeling. De sfeer is collegiaal en betrokken, en je bouwt snel een waardevol netwerk op binnen deze organisatie.
Van planning tot administratie, in deze afwisselende baan bij deze organisatie zorg jij dat alles zo goed mogelijk is geregeld. Je ondersteunt de behandelcoördinatoren en de teams die behandeling geven aan kinderen met spraak- en taalproblematiek. Dit zijn jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:
Je bent een kei in plannen, organiseren en het ontzorgen. Je weet prioriteiten te stellen en ziet het werk liggen. Behalve meedenken, denk je ook vooruit en houd je overzicht. Je hebt gevoel voor communicatie en denkt oplossingsgericht. Je voert niet alleen uit, maar denkt actief mee over processen en de professionalisering van de afdeling. Verder:
Een medisch secretaresse organiseert de administratie en communicatie rond de behandeling van patiënten. Als Medisch secretaresse zorg je dat afspraken, correspondentie, dossiers en overlegmomenten goed op elkaar aansluiten. Je bent vaak een belangrijk aanspreekpunt voor patiënten, artsen en andere zorgverleners. Je combineert secretariële vaardigheden met kennis van medische termen en van de werkwijze binnen een zorgorganisatie.
Het beroep draait om meer dan afspraken invoeren. Een polikliniek werkt met verschillende spreekuren, onderzoeken, verwijzingen en behandeltrajecten. Een wijziging in één afspraak kan gevolgen hebben voor de rest van het traject. Je controleert daarom of informatie compleet is, signaleert onduidelijkheden en stemt af met de juiste collega. Zo voorkom je dat een patiënt voor niets komt of dat een behandelaar essentiële gegevens mist.
Een patiënt kan telefonisch een praktische vraag stellen, maar tegelijk onzeker of geëmotioneerd zijn. Je luistert, legt uit wat je kunt regelen en schakelt een zorgprofessional in wanneer een vraag medisch beoordeeld moet worden. Een medisch secretaresse stelt niet op basis van de functietitel zelfstandig diagnoses en geeft geen eigen behandeladvies. Juist het herkennen van die grens maakt je een betrouwbare schakel.
De functie overlapt met die van een secretarieel medewerker en een administratief medewerker, maar heeft een duidelijke medische context. Vergeleken met een doktersassistent ligt het accent doorgaans sterker op organisatie en administratie. Als een werkgever klinische taken toevoegt, moeten opleiding, opdracht en bekwaamheid daar afzonderlijk bij passen.
Lees meer