Ben jij per maart/april 2027 de administratieve duizendpoot die energie krijgt van organiseren, plannen en regelen? Vind je het leuk om achter de schermen een onmisbare rol te spelen voor een grote en dynamische polikliniek? Dan maken wij graag kennis met jou!
Als Secretarieel Administratief Medewerker ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met personele en organisatorische processen binnen de polikliniek KNO te maken heeft. In deze functie heb je afstand tot de patiënten en verricht je dus geen baliewerkzaamheden. In plaats daarvan ben jij dé kracht achter de schermen en zorg je voor een soepel verloop voor onze medewerkers en ondersteun je de afdeling op een breed scala aan administratieve, secretariële en HR-gerelateerde werkzaamheden. Jouw focus ligt dus niet op patiënten, maar op je naaste collega's.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor de personeels- en urenadministratie van een grote en diverse groep medewerkers, waaronder medisch specialisten, arts-assistenten, audiologen, paramedici en ondersteunende collega's. Je verwerkt personele mutaties, verlof- en verzuimregistraties, detacheringen, stages en roosterwijzigingen en bewaakt de voortgang van verschillende HR-processen. Daarbij werk je met diverse digitale systemen en zorg je ervoor dat de administratieve basis altijd op orde is.
Daarnaast ondersteun je deze organisatie van onderwijs, vergaderingen en bijeenkomsten, coördineer je de planning van diverse activiteiten en ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende facilitaire en organisatorische zaken. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op een goed georganiseerd secretariaat.
Ook beheer je een belangrijk deel van de inkoopprocessen van de afdeling. Van het bestellen van paperclips tot het begeleiden van investeringsaanvragen voor grotere aanschaffingen: jij zorgt ervoor dat alles administratief correct wordt verwerkt. Het aanmaken van inkoopordernummers, het afstemmen met leveranciers en interne afdelingen en het bewaken van de voortgang behoren daarbij tot jouw verantwoordelijkheden.
Je beheert alle poliklinische medische protocollen en werkwijzen in het kwaliteitsmanagementsysteem. Je zorgt ervoor dat deze documenten actueel, compleet en toegankelijk blijven voor medewerkers. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening op de afdeling.
Vanwege de aard van de werkzaamheden heb je regelmatig te maken met privacygevoelige informatie en vertrouwelijke personele aangelegenheden. Discretie, integriteit en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel. Je begrijpt als geen ander dat vertrouwen de basis vormt van deze functie.
Kortom: een veelzijdige functie voor een administratieve professional die graag de touwtjes in handen heeft, energie krijgt van het ondersteunen van mensen en processen en een onmisbare rol wil vervullen binnen een dynamische polikliniek.
Werken bij deze organisatie betekent werken in een state-of-the-art gebouw, met de nieuwste technieken en processen. We zijn de grootste werkgever van Rotterdam, met ruim 17.000 collega's. De afdeling KNO is groot en dynamisch: jaarlijks komen er zo'n 25.000 patiënten langs. Je werkt samen met KNO-artsen, audiologen, arts-assistenten, paramedici, doktersassistenten en andere secretarieel administratieve collega's. Het is een hecht en betrokken team waar samenwerking centraal staat.
Deze functie kent een bijzondere dynamiek. Ongeveer 12 uur per week werk je nauw samen met een collega, de overige uren werk je zelfstandig op het secretariaat. Dat vraagt om iemand die graag zelfstandig werkt, initiatief neemt, prioriteiten kan stellen en stevig in zijn of haar schoenen staat. Tegelijkertijd ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's die bij jou binnenlopen met vragen over personele zaken, processen en praktische organisatie.
De ideale kandidaat voor deze vacature is een administratief talent met affiniteit voor HR-processen, personeelsadministratie en planning. Je bent communicatief sterk, nauwkeurig en leergierig. Bovendien vind je het fijn om zelfstandig te werken en kun je discreet met privacygevoelige informatie omgaan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:
Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij deze organisatie.
Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.
Een administratief medewerker in de zorg verwerkt, controleert en organiseert gegevens die nodig zijn om een zorgorganisatie goed te laten functioneren. Het kan gaan om cliëntgegevens, afspraken, documenten, facturen, personeelsinformatie of andere administratieve processen. De precieze taken hangen af van de afdeling en het niveau van de functie.
Het werk ondersteunt patiënten, cliënten en zorgprofessionals zonder dat de medewerker zelf behandeling geeft. Een juiste registratie kan bijvoorbeeld helpen om een afspraak door te laten gaan, informatie op tijd beschikbaar te maken of een betaling correct af te handelen. Kleine administratieve fouten kunnen daardoor gevolgen hebben voor het verdere proces.
Een administratief medewerker kan werken op een centrale administratie, bij een zorgteam of op een ondersteunende afdeling. Niet iedere functie heeft direct patiëntcontact en niet iedere medewerker werkt met dezelfde soort gegevens. Financiële administratie, zorgadministratie en personeelsadministratie hebben eigen kennis en procedures.
De functie overlapt soms met een secretarieel medewerker of medisch secretaresse. De titels zijn niet volledig uitwisselbaar. Een secretariaat kan bijvoorbeeld meer agenda- en overlegondersteuning bieden, terwijl een administratieve functie sterker gericht is op verwerking en controle.
De administratief medewerker neemt geen medische beslissingen en wijzigt geen inhoudelijke zorginformatie om een administratief probleem op te lossen. Bij onduidelijkheid wordt nagevraagd bij de verantwoordelijke collega. Nauwkeurigheid en weten wanneer overleg nodig is, vormen de basis van het beroep.
De medewerker werkt vaak op een plek waar informatie uit verschillende bronnen samenkomt. Een formulier, telefoongesprek en digitaal dossier kunnen ieder een deel van het verhaal bevatten. De kunst is om die gegevens betrouwbaar te verwerken en verschillen tijdig op te merken. Dat vraagt inzicht in het proces achter de administratie. Wie begrijpt waarvoor informatie wordt gebruikt, kan gerichter controleren en beter uitleggen waarom een ontbrekend onderdeel nog moet worden aangeleverd.
Lees meer