Als managementassistent binnen Ketencapaciteitsmanagement (KCM) ondersteun je de bedrijfskundig manager en de afdelingsmanager. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit en laat de werkzaamheden achter de schermen soepel verlopen. Zo kunnen de managers zich richten op de inhoud en de ontwikkeling van de afdeling.
Je beheert de agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen. Daarbij stel je de juiste prioriteiten en weet je interne en externe stakeholders makkelijk te benaderen. Je bereidt overleggen zorgvuldig voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Je houdt de regie en attendeert de managers op zaken die aandacht vragen.
Het gebruik van Teams, Outlook en eventueel andere innovatieve toepassingen voor het uitvoeren van je werk, is voor jou een vanzelfsprekendheid.
Daarnaast verzorg je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden, zoals het doen van bestellingen en het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en contactpersonen en bewaart ook in een dynamische omgeving het overzicht. Je toont je flexibel en stressbestendig bij veel verschillende activiteiten op een dag en bij ad hoc veranderingen in je dagplanning.
Je denkt mee over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden georganiseerd en speelt in op wat nodig is, voordat erom wordt gevraagd. Met jouw proactieve houding, gevoel voor verhoudingen en organisatietalent bied je professionele ondersteuning waarop de managers en de afdeling kunnen vertrouwen.
Je komt te werken binnen de afdeling Ketencapaciteitsmanagement (KCM). Onder KCM vallen deze organisatie Flex, OK- en opnameplanning, het Transferpunt, de avond-, nacht- en weekendhoofden (ANW-hoofden) en Integraal Capaciteitsmanagement (ICM).
KCM richt zich op het optimaal organiseren en benutten van de beschikbare zorgcapaciteit binnen deze organisatie. Door de inzet van onder andere personeel, OK-capaciteit en ziekenhuisbedden integraal te plannen en op elkaar af te stemmen, draagt de afdeling bij aan een doelmatige inzet van deze capaciteit. Dit gebeurt op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Als managementassistent ondersteun je beide managers van KCM en werk je in het hart van een afdeling waar plannen, organiseren en samenwerken centraal staan.
Je komt te werken in een (kleine) kantoortuin waar met de nodige dynamiek (en soms hectiek) wordt samengewerkt.
Wil je weten of deze functie bij jou past?
Deze organisatie is één van de grootste topklinische ziekenhuizen van Nederland. Wij bieden vrijwel alle vormen van zorg en zijn een belangrijke spil in de gezondheidszorg van Twente. We werken nauw samen met regionale partners, leiden zorgprofessionals op en doen onderzoek voor de zorg van morgen.
Goede zorg begint bij bevlogen medewerkers. Daarom investeren we in een veilige, inclusieve en inspirerende werkomgeving waarin jij je kunt ontwikkelen en het beste uit jezelf haalt, waar je ook werkt in het ziekenhuis.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer