Je wilt begrijpen wat er speelt, ziet wat nodig is en neemt werk uit handen. Als managementondersteuner bij deze organisatie help je managers om belangrijke processen goed te laten verlopen. Je denkt inhoudelijk mee, bereidt keuzes voor en zorgt dat afspraken een vervolg krijgen. Zo kan de manager op jouw inzicht en initiatief bouwen.
Je ondersteunt één of twee managers bij de inhoudelijke en organisatorische kant van hun werk. Je kent hun prioriteiten en vertaalt die naar een goede voorbereiding en duidelijke vervolgstappen. Je verzamelt informatie, brengt samenhang aan en maakt inzichtelijk wat aandacht of een besluit vraagt.
Je helpt bij het opstellen en redigeren van rapportages, beleidsnotities en presentaties. Je zorgt dat stukken helder zijn en op tijd klaarliggen. Bij de voorbereiding van besluitvorming denk je mee over de inhoud en bewaak je de afspraken over het proces.
Je houdt zicht op acties en termijnen. Je pakt werkzaamheden zelfstandig op, schakelt de juiste mensen in en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken. Zie je dat iets dreigt vast te lopen, dan zoek je uit wat nodig is en kom je met een voorstel of oplossing. Ook bij projecten en veranderingen help je de manager om overzicht te houden. Je organiseert de afstemming tussen betrokkenen, bewaakt de voortgang en signaleert waar bijsturing nodig is. Daarbij blijf je kijken naar wat het werk van de manager en deze organisatie verder helpt.
Je vormt een vast duo met een managementsecretaresse. Je collega organiseert de dagelijkse secretariële ondersteuning. Jij richt je op de inhoudelijke voorbereiding, samenhang en voortgang van belangrijke processen. Jullie stemmen het werk goed af en maken deel uit van het supportteam, dat jullie samen verder vormgeven. Je leidinggevende is de Coördinator Supportteam.
Je bent nieuwsgierig naar de inhoud en durft door te vragen. Je werkt zelfstandig, ziet verbanden en maakt duidelijk wat er moet gebeuren. Daarbij voel je aan wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming met de manager nodig is.
Je krijgt ruimte om mee te denken en zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen binnen duidelijke afspraken. Je ziet van dichtbij wat jouw voorbereiding en opvolging opleveren. Je werkt op ons centraal kantoor in Waalwijk, Noord-Brabant, samen met je collega’s van het supportteam.
Deze organisatie ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij hun kwaliteit van leven. We kijken naar wat iemand nodig heeft, wat iemand zelf kan en wat het leven voor die persoon waardevol maakt. Dat vraagt ook om een organisatie waarin collega’s goed kunnen samenwerken en op elkaar kunnen bouwen. Vanuit het supportteam draag jij daaraan bij.
Zie jij jezelf al werken als managementondersteuner bij deze organisatie? De eerste gesprekken vinden plaats op 7 of 8 december.
Wil je eerst meer weten over het werk of het team?
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer