Je denkt vooruit, houdt overzicht en regelt wat nodig is. Ook wanneer een dag anders loopt dan gepland. Als managementsecretaresse bij deze organisatie zorg jij dat managers kunnen vertrouwen op hun dagelijkse ondersteuning. Je krijgt ruimte om zelf zaken op te pakken en samen met je collega’s het supportteam verder vorm te geven.
Je organiseert de secretariële en administratieve ondersteuning van één of twee managers. Je kent hun agenda en prioriteiten en zorgt dat afspraken, informatie en praktische zaken goed geregeld zijn. Een verzoek dat binnenkomt, pak je op. Je beoordeelt wat je zelf kunt afhandelen en wat aandacht van de manager vraagt.
Je plant overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat de voorbereiding klopt. Je verzamelt de benodigde stukken, regelt de praktische zaken en legt waar nodig besluiten en acties vast. Daarna volg je afspraken op en handel je acties zelfstandig af waar dat kan.
In het contact met collega’s en andere betrokkenen ben je toegankelijk en behulpzaam. Je luistert naar hun vraag en helpt hen verder. Intussen houd je oog voor de planning en denk je mee over hoe het werk gemakkelijker of beter kan.
Je vormt een vast duo met een managementondersteuner. Jij richt je op de dagelijkse organisatie en secretariële ondersteuning. Je collega ondersteunt de manager inhoudelijk bij belangrijke processen. Jullie stemmen het werk goed op elkaar af en werken samen met de andere collega’s van het supportteam. Je leidinggevende is de Coördinator Supportteam.
Je vindt het prettig om anderen werk uit handen te nemen en neemt daar zelf initiatief in. Je schakelt gemakkelijk als plannen veranderen en blijft zorgvuldig, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.
Je krijgt vertrouwen om je werk zelfstandig te organiseren. Ook jouw ideeën over de samenwerking en inrichting van het supportteam zijn welkom. Je werkt op ons centraal kantoor in Waalwijk, Noord-Brabant, dicht bij de collega’s met wie je samenwerkt.
Deze organisatie ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij hun kwaliteit van leven. We kijken naar wat iemand nodig heeft, wat iemand zelf kan en wat het leven voor die persoon waardevol maakt. Dat vraagt ook om een organisatie waarin collega’s goed kunnen samenwerken en op elkaar kunnen bouwen. Vanuit het supportteam draag jij daaraan bij.
Zie jij jezelf al werken als managementsecretaresse bij deze organisatie? De eerste gesprekken vinden plaats op 7 of 8 december.
Wil je eerst meer weten over het werk of het team?
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer