Een te volle agenda die tóch past, vergaderstukken die op tijd klaarstaan en een manager die dankzij jou goed voorbereid aan tafel zit. Daar word jij blij van. En hoe mooi is het als jouw organisatietalent ook bijdraagt aan zorg die niet kan wachten? Als managementassistent bij Huisartsenspoedpost Oost-Brabant bied jij de ondersteuning waarop onze managers kunnen rekenen.
Als managementassistent ondersteun je samen met je duo-collega de managers Posten en Triage. Agenda- en mailboxbeheer vormen het grootste deel van jouw werk. Daarnaast ondersteun je verschillende overleggroepen, zoals het locatie-managersoverleg en de regioraden met huisartsen.
Je maakt deel uit van het team secretariaat, dat bestaat uit zes collega’s die in drie duo’s werken. Met jouw vaste duo collega verdeel je de werkzaamheden, stem je prioriteiten af en zorg je voor een goede overdracht. Jullie kennen elkaars werk en zijn elkaars back-up bij afwezigheid. Je werkt op kantoor en stemt je werkdagen af met je duo-collega, zodat jullie samen de ondersteuning gedurende de week goed organiseren.
Het secretariaat is daarnaast back-up voor de receptie en telefoon, incidenteel spring je hiervoor bij.
Je organiseert graag, denkt vooruit en werkt zorgvuldig. Ook als de planning verandert, blijf je rustig en stel je de juiste prioriteiten. Je werkt zelfstandig én stemt gemakkelijk af met je duo-collega. Met vertrouwelijke informatie ga je discreet om.
Daarnaast breng je mee:
Vanuit vijf huisartsenposten en ons triagecentrum in Den Bosch en Eindhoven bieden we huisartsenspoedzorg aan 1,2 miljoen inwoners. In de avonden, nachten, weekenden en op feestdagen staan we klaar voor zorg die niet kan wachten.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer