Ben jij een managementassistent die vooruitdenkt, overzicht houdt en graag zelfstandig verantwoordelijkheid neemt? In deze functie ondersteun je tactisch en farmaceutisch managers, hoogleraren en onderzoeksgroepen binnen een grote, veelzijdige afdeling van deze organisatie. Je brengt structuur aan, verbindt mensen en zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.
Geen dag is hetzelfde. Je schakelt tussen verschillende agenda’s, overleggen en belangen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Daarbij ben je meer dan alleen een organisator: je denkt vooruit, signaleert knelpunten en neemt initiatief om zaken slim en efficiënt te regelen. Het vraagt ook om gevoel voor verhoudingen en het vermogen om prioriteiten te stellen. Je ziet wat er nodig is. Je krijgt veel ruimte om je werk zelf vorm te geven. Binnen de afgesproken kaders bepaal je hoe je je werk indeelt, prioriteiten stelt en processen aanpakt. Juist omdat niet alles gestandaardiseerd is, kun je met jouw ervaring en ideeën echt het verschil maken.
Wat ga je doen?
Je werkt bij de afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie (AFT) van deze organisatie. Hier werken meer dan 450 collega’s aan veilig en effectief medicijngebruik. Patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs komen samen en wetenschappelijke kennis wordt vertaald naar de praktijk. Hoewel we bijdragen aan onder meer een goed verloop van onze patiëntenzorg, heb je in deze functie géén fysiek patiëntencontact.
Je maakt deel uit van het secretariaat binnen het bedrijfsbureau. Samen met vier managementassistenten, één secretaresse en een hoofd secretariaat vorm je een hecht en professioneel team. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied, maar samenwerking staat centraal. We stemmen werkzaamheden af, vervangen elkaar waar nodig en helpen elkaar om het werk goed te organiseren.
Je komt terecht in een betrokken team waar professioneel wordt gewerkt, maar waar ook ruimte is voor persoonlijk contact, humor en aandacht voor elkaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen, denken met elkaar mee en zoeken samen naar oplossingen. Je krijgt het vertrouwen om zelfstandig te werken, maar staat er nooit alleen voor.
AFT is een grote een veelzijdige afdeling. Daarom verwachten we niet dat je vanaf dag één alles en iedereen kent. We zorgen voor een goede inwerkperiode waarin je deze organisatie, je werkgebied en de mensen met wie je samenwerkt leert kennen. Daarnaast bieden we je ruimte om met een frisse blik mee te denken over hoe we onze ondersteuning nog slimmer en toekomstbestendiger kunnen organiseren.
Jij houdt overzicht, denkt vooruit en ziet werk liggen voordat anderen erom vragen. Proactiviteit is voor jou vanzelfsprekend: je wacht niet af, maar onderneemt actie wanneer je ziet dat iets beter, slimmer of efficiënter kan.
Je voelt aan wat verschillende mensen nodig hebben, stelt de juiste prioriteiten en blijft zorgvuldig werken als plannen veranderen of meerdere zaken tegelijk spelen. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk, communiceert helder en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
Daarnaast breng je mee:
Ervaring met managementondersteuning binnen een complexe organisatie of een omgeving voor wetenschap en onderzoek is een pré. Inhoudelijke kennis van apotheek, farmacologie en toxicologie is niet nodig. We vinden het vooral belangrijk dat je nieuwsgierig bent, snel verbanden leg en je verdiept in de omgeving waarin je werkt.
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer