Wil jij samen met ons werken aan het beste onderwijs? Ben jij een echte verbindende kracht die overzicht weet te bewaren? Vind je het een uitdaging om te ontzorgen? Dan zoeken we jou als enthousiaste collega voor ons managementsecretariaat!
Als managementassistent bij deze organisatie Health Academy ondersteun je primair de bedrijfskundig directeur; dit is jouw belangrijkste aandachtsgebied. Daarnaast ondersteun je samen met de andere management assistenten het managementteam van de Health Academy, bestaande uit twee directieleden en twee managers.
Je hebt een signalerende rol, werkt proactief en bewaart het overzicht, ook wanneer de druk toeneemt. Samen zorgen jullie voor optimale ondersteuning.
Geen dag is hetzelfde! Je hebt een breed en afwisselend takenpakket. Je plant en coördineert complexe interne en externe afspraken en beheert diverse agenda's. Daarnaast zorg je ervoor dat dossiers op orde zijn.
Je bewaakt de opvolging van acties en afspraken, verzorgt inkomende en uitgaande e-mail en post en stelt verslagen op van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook draag je actief bij aan de verbetering van werkprocessen en de kwaliteit van de dienstverlening. Vanuit jouw kennis en expertise lever je een waardevolle bijdrage aan projecten.
Je voert je werkzaamheden grotendeels zelfstandig uit, waarbij je kunt sparren met en terugvallen op je collega’s binnen het team.
In onderlinge afstemming is er, zodra je voldoende bent ingewerkt, de mogelijkheid om een deel van je werkzaamheden vanuit huis uit te voeren.
Kortom, een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische onderwijsomgeving.
Deze organisatie Health Academy is hét onderwijs- en opleidingsinstituut voor iedereen die werkzaam is in de zorg. Wij bieden een breed opleidingsaanbod voor artsen, verpleegkundigen, paramedici en onderzoekers. Vanuit onze visie op interprofessioneel leren leiden wij toekomstige zorgprofessionals op die bijdragen aan persoonsgerichte, kwalitatief hoogwaardige en duurzame zorg.
Ons team bestaat uit drie enthousiaste managementassistenten die parttime werkzaam zijn. We vormen een hecht team waarin professionaliteit, zelfstandigheid en samenwerking centraal staan. We werken doelgericht en vooruitstrevend, met oog voor kwaliteit én voor elkaar. De sfeer is open, toegankelijk en informeel.
Als managementassistent werk je zelfstandig, neem je verantwoordelijkheid en durf je besluiten te nemen. Met een proactieve instelling denk je in oplossingen en kom je zelf met ideeën en voorstellen. Dankzij je sterke contactuele vaardigheden weet je mensen te verbinden, zaken voor elkaar te krijgen en collega's en managers te ontzorgen.
Je bent communicatief vaardig, organisatiesensitief en beweegt je gemakkelijk binnen een dynamische omgeving. Daarnaast ben je enthousiast, flexibel en creatief, waardoor je moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden.
Als managementassistent houd je overzicht, stel je prioriteiten en weet je je werkzaamheden effectief te plannen en te organiseren. Bovendien ben je leergierig en sta je open voor nieuwe ontwikkelingen, systemen en werkwijzen.
Daarnaast heb je:
Een secretarieel medewerker in de zorg ondersteunt een team, afdeling, manager of behandelaar bij planning, communicatie en organisatie. De medewerker houdt overzicht over afspraken, documenten en terugkerende werkzaamheden. Daardoor kunnen collega's hun taken uitvoeren en weten patiënten, cliënten en samenwerkingspartners waar zij terechtkunnen.
Het takenpakket kan breed zijn. In de ene functie ligt de nadruk op agenda's en vergaderingen; in een andere op correspondentie, patiëntcontact of ondersteuning van een zorgteam. De zorgomgeving vraagt daarnaast zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip van de processen waarvoor je ondersteuning biedt.
Een secretarieel medewerker voert niet alleen losse opdrachten uit. Je kunt ook signaleren dat afspraken botsen, stukken ontbreken of een vervolgactie nog niet is geregeld. Hoe zelfstandig dat gebeurt, hangt af van de functie. Bij managementondersteuning kan de verantwoordelijkheid breder zijn dan bij een uitvoerend secretariaat.
De functie overlapt soms met een administratief medewerker of medisch secretaresse. Een medisch secretariaat kan extra kennis van medische terminologie en patiëntprocessen vragen. De titels zijn daarom niet zonder meer volledig uitwisselbaar.
Een secretarieel medewerker is geen zorgbehandelaar. Een vraag die medische beoordeling nodig heeft, wordt doorgezet naar de juiste professional. Een goed georganiseerd secretariaat ondersteunt die toegang zonder zelf medische conclusies te trekken.
Een goed secretariaat maakt zichtbaar wat aandacht nodig heeft en wat al is geregeld. De medewerker ondersteunt anderen door informatie te ordenen, termijnen te bewaken en praktische afstemming te verzorgen. Dat kan direct merkbaar zijn voor patiënten, maar ook achter de schermen bij een team of leidinggevende. Het beroep vraagt daarom inzicht in wie welke informatie nodig heeft. Veel berichten verwerken is niet hetzelfde als zorgen dat de juiste vervolgstap plaatsvindt.
Lees meer