De dag van de Doktersassistent

• 05-03-2025
• ARTIKEL

De dag van de Doktersassistent is een vaste dag om doktersassistenten zichtbaar te maken en te waarderen. Veel huisartsenpraktijken en andere eerstelijnsorganisaties gebruiken deze dag om kort stil te staan bij triage, patiëntcontact, planning en veiligheid in de praktijk. Je kunt er ook direct een kleine verbeteractie aan koppelen die de werkdruk verlaagt en de patiëntenzorg strakker organiseert.

Inhoud

• Wat is de dag van de Doktersassistent
• Wanneer is het
• Waarom de eerste donderdag van maart
• Thema en hoe je dat gebruikt
• Waarom dit relevant is voor de hele zorg
• Praktische acties in de huisartsenpraktijk en gezondheidscentrum
• Praktische acties in andere settings
• Samenwerken rond triage, planning en patiëntveiligheid
• Communicatie naar patiënten, zo maak je het makkelijker
• Checklist voor een actie die elk jaar werkt
• Veelgestelde vragen

Wat is de dag van de Doktersassistent

• Een jaarlijkse dag om het werk van doktersassistenten te erkennen en te laten zien wat het oplevert voor bereikbaarheid, triage en continuïteit.
• Een logisch moment om te praten over kwaliteit, werkdruk, scholing en taakverdeling in de praktijk.
• Een kans om kleine procesproblemen op te lossen, bijvoorbeeld terugbelafspraken, uitslagen, herhaalrecepten en wachttijd aan de balie of telefoon.

Wanneer is het

• Elk jaar op de eerste donderdag van maart.
• De datum wisselt per jaar, de regel blijft hetzelfde.
• Wil je het groter maken, plan dan een weekactie in de eerste week van maart, zodat alle diensten en parttimers kunnen aansluiten.

Waarom de eerste donderdag van maart

• De dag heeft een vaste plek op de kalender om elk jaar dezelfde herkenbaarheid te houden.
• Een vaste week in het jaar helpt om het te combineren met planning, jaarcyclus en scholingsmomenten.

Thema en hoe je dat gebruikt

• Je kunt elk jaar een ander thema kiezen, zolang het maar aansluit op jullie praktijkproblemen.
• Kies 1 onderwerp, maak 1 afspraak, meet 1 ding, koppel terug met 3 uitkomsten.
• Voorbeelden van thema’s die elk jaar terugkomen:
• • telefonische triage en safety netting
  • patiëntvriendelijke planning, minder no shows, minder dubbele contacten
  • uitslagen en terugbelverzoeken, minder ruis, meer duidelijkheid
  • herhaalmedicatie en medicatieveiligheid
  • agressie en grensstelling aan balie en telefoon
  • digitale aanvragen, e consult, portaalgebruik, heldere spelregels

Waarom dit relevant is voor de hele zorg

• Doktersassistenten sturen de instroom, zij bepalen vaak de route, spoed, later, zelfzorg, consult, visite of doorverwijzing.
• Goede triage en duidelijke communicatie verlagen risico’s, voorkomen onnodige consulten en verbeteren doorlooptijd.
• Doktersassistenten bewaken continuïteit, ze houden overzicht op planning, ketenzorg, uitslagen en herhaalprocessen.
• Voor huisartsen en praktijkondersteuners betekent dit minder verstoringen en meer tijd voor complexe zorg.
• Voor wijkverpleging, apotheken en paramedici betekent dit sneller schakelen en minder misverstanden over afspraken en informatie.

Praktische acties in de huisartsenpraktijk en gezondheidscentrum

• Microtraining van 20 minuten voor het hele team:
• • 1 triage onderwerp, bijvoorbeeld thoracale pijn, benauwdheid, koorts bij kind, urinewegklachten
  • 3 standaardvragen die altijd gesteld worden
  • 1 vaste zin voor safety netting, wanneer direct terugbellen, wanneer 112
• Telefonie en werkdruk sprint, in 60 minuten:
• • tel 1 dag mee, piekuren, wachttijd, aantal terugbelverzoeken
  • maak 2 ingrepen, bijvoorbeeld extra terugbelblok, of een korte bandje tekst met duidelijke opties
  • meet na 2 weken opnieuw
• Uitslagen proces opschonen:
• • maak 1 route per type uitslag, normaal, afwijkend, spoed
  • leg vast wie belt, wanneer, en wat er minimaal gezegd wordt
  • verlaag dubbele contacten door een vaste terugbeltermijn af te spreken
• Herhaalmedicatie veilig en voorspelbaar:
• • check 10 dossiers op herhaalproces, foutbronnen, dubbele aanvragen, ontbrekende controles
  • maak 1 heldere regel voor aanvragen, kanaal, tijd, afhaalmoment
  • zet medicatievragen waar mogelijk naar een vast dagdeel
• Balie en agressie, 30 minuten oefenen:
• • 1 teamafspraak over grenzen, wat zeggen we, wanneer halen we collega erbij
  • 1 korte scriptzin voor stop grens en vervolg, zodat iedereen hetzelfde doet
  • bespreek 2 recente casussen, wat werkte, wat niet

Praktische acties in andere settings

• Polikliniek of ziekenhuis:
• • maak wachttijd informatie eenduidig, 1 tekst, 1 kanaal, 1 plek in het dossier
  • check no shows, kies 1 interventie, bijvoorbeeld sms reminder of duidelijke voorbereidingstekst
  • maak een snelle route voor spoedvragen, wie beslist, binnen welke tijd
• GGZ of ketenzorg:
• • verbeter intake voorbereiding, wat moet binnen zijn, wat niet, wie belt wie
  • maak een eenduidige triage voor crisissignalen en terugbeltermijnen
• Arbodienst of bedrijfszorg:
• • standaardiseer de eerste uitvraag, klachten, belastbaarheid, veiligheidsrisico’s
  • maak de planning voorspelbaar, minder schuiven, minder dubbel werk

Samenwerken rond triage, planning en patiëntveiligheid

• Maak afspraken die je kunt uitvoeren, zet ze op 1 plek en houd ze kort.
• Praktische teamafspraken die vaak direct helpen:
• • wanneer een doktersassistent direct kan inplannen, en wanneer eerst arts of POH overleg nodig is
  • welke spoedcriteria iedereen gebruikt, inclusief wat altijd doorgevraagd wordt
  • hoe jullie terugbelverzoeken beheren, met tijdvak en verantwoordelijke
  • wie welke administratieve handelingen doet, om versnippering te voorkomen
  • hoe jullie overdracht doen bij drukte, met korte status, wat open staat, wat risicovol is
• Maak het meetbaar met 3 simpele indicatoren, zodat je elk jaar kunt vergelijken:
• • gemiddelde wachttijd telefoon in piekuren
  • aantal terugbelverzoeken per dag
  • aantal no shows per week

Communicatie naar patiënten, zo maak je het makkelijker

• Geef patiënten duidelijke spelregels, dat verlaagt irritatie en scheelt werk.
• Maak per contacttype 1 korte uitleg:
• • spoed, wanneer direct bellen, wanneer 112
  • niet spoed, wanneer terugbelmoment, wanneer e consult
  • uitslagen, hoe en wanneer je iets hoort
  • herhaalmedicatie, hoe aanvragen, doorlooptijd, uitzonderingen
• Gebruik vaste zinnen in de praktijk, zodat elke patiënt hetzelfde hoort.

Checklist voor een actie die elk jaar werkt

• Kies 1 thema dat elk jaar relevant blijft, bijvoorbeeld triage, uitslagen of herhaalmedicatie.
• Kies 1 doelgroep, bijvoorbeeld hele praktijk, alleen telefonie, of alleen balie.
• Kies 1 activiteit die binnen 60 minuten kan, microtraining, procescheck of mini audit.
• Kies 1 meetpunt, bijvoorbeeld wachttijd telefoon, no shows, openstaande terugbelverzoeken.
• Maak 1 korte terugkoppeling voor het team:
• • wat deden we
  • wat zagen we
  • wat doen we vanaf morgen anders
• Plan opvolging na 2 tot 4 weken, anders verdwijnt het in de waan van de dag.

Veelgestelde vragen

• Wanneer is de dag van de Doktersassistent, elk jaar op de eerste donderdag van maart.
• Moet je een officieel thema volgen, nee, kies een onderwerp dat past bij jullie werkdruk en risico’s.
• Wat is de kleinste zinvolle actie, een microtraining met 1 triage afspraak en 1 safety netting zin voor het hele team.
• Wat levert dit op, minder ruis, minder dubbel werk, snellere afhandeling, en duidelijkere communicatie naar patiënten.